¿Cómo empezar un manual operativo en un negocio? Cuando creamos manuales, tenemos que saber exactamente qué estamos documentando y para ello, te invitamos a aprender las diferencias entre procesos y funciones al hacer manuales.
Conforme la velocidad del mundo, los negocios y las empresas actuales tienen que buscar nuevas formas para lograr metas y ejecutar procesos.
Esto aplica tanto en la gestión como en la forma en que se llevaban a cabo las actividades antes de entrar en esta nueva época, en donde el talento humano forma una de las columnas medulares de cualquier negocio o empresa.
Pensemos en el siguiente ejemplo: Imagina que en la empresa hay una o varias personas cuyo expertise es vital para la misma; puede ser un vendedor, un líder de área o un miembro de la mesa directiva. Un día como cualquier otro, decide que es mejor irse de la empresa.
De inmediato las preguntas surgen ¿Qué va a pasar con esto?; sólo hay una persona que sabe hacerlo y justamente es la que acaba de renunciar. ¿Qué hacer para evitar esta fuga de conocimiento?
La respuesta más simple es la siguiente: para evitar la fuga de la información ¿hay que basar las actividades de la empresa gestionando por procesos, o funciones?
Además, por si fuera poco, los cambios vividos en los últimos meses, por la COVID 19 nos obligan a estudiar una nueva forma de entender el viaje del cliente para comprar nuestros productos o servicios (emocracy), lo que agrega una variable extra a nuestras funciones, como son la venta por medio de e commerce, o el envío a casa.
¿Procesos y funciones?
Parece que es lo mismo, pero no. Primero que nada, hay que definir exactamente qué es la gestión de funciones, y para ello encontré la definición del empresario Vicente Andreu, especialista en gestión de procesos; la cual dice:
Gestión por Funciones
“La Gestión por Funciones se basa en el funcionamiento de la empresa de forma vertical, seccionando a la empresa en departamentos y dificultando con ello su interrelación, perdiéndose de vista a los clientes tanto internos como externos.”
En esta gestión, cada área de la empresa cumple con una función;, por ejemplo, el área de mercadotecnia está a cargo únicamente de la publicidad de la marca o de la empresa. Lo que pasa fuera de su espacio no tiene impacto o bien, no representa una amenaza.
Gestión por Procesos
En el otro lado, se encuentra la Gestión por Procesos, en donde contrario a la de funciones, ésta se realiza de forma horizontal.
Otra de sus características principales es que en un mismo proceso intervienen personas de diferentes departamentos. Vicente André define esta modalidad como una en donde “se gestiona a partir de indicadores, de tal modo que se está en sintonía con lo que necesita el cliente, ya sea éste interno (otros procesos o áreas de la empresa) o externo.”
Esta gestión se maneja por medio de tres ejes fundamentales, los cuales son:
- La identificación
- La validación
- La mejora en los procesos de la empresa
Y estos a su vez, se clasifican en tres tipos:
- Los que tienen que ver con los procesos del negocio (core business)
- Aquellos que tienen que ver con las actividades para crear estrategias en la empresa (procesos estratégicos)
- Todos los procesos que sirven de apoyo a la empresa.
Documentar los procesos tiene, además la implicación adicional de entender cuál de todos los procesos y funciones es el mejor. Tenemos que documentar los más rentables y exitosos. Lo cual se consigue sólo con la experiencia.
En conclusión, la gestión de procesos y funciones, ayudará a que el conocimiento se quede en el negocio o la empresa y que la estructuración de las actividades sea de manera coordinada con diversas áreas. Por ello, si estás pensando en crecer tu negocio y/o en profesionalizar tu operación, es preciso que te enfoques en este tipo de gestión.
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