2013

“Soluciones en Tecnología para un Sistema de Franquicias”

Por: Omar Landa

Gerente de Tecnologías de Información y Comunicaciones

Correo Electrónico: omar@feher.com.mx

En el mundo de las franquicias, existen varios temas que requieren del apoyo de herramientas tecnológicas, los cuales son temas que causan mucho interés para los implicados en este modelo de negocios.
Pero, sin duda, uno de los temas más recurrentes y en el cual voy a enfocarme en esta participación es en el control de las regalías por medio de la tecnología.

Como ya se ha tratado en otros artículos, sabemos que existen varios tipos de regalías:

  • Regalías Fijas: Donde se cobra la misma cuota mes con mes.
  • Regalías Variables: El Franquiciatario paga un porcentaje de sus ventas mensualmente al Franquiciante.
  • Regalías nulas: donde no se cobra regalías, pero el producto o algunos productos son exclusivos del Franquiciante, por lo cual hay que comprarle a él lo que se comercializará.

En este mundo globalizado, la complejidad de la supervisión de unidades se incrementa considerablemente  debido a que normalmente una persona es quien se encarga de la revisión y las distancias son considerables, esto puede representar un gran problema de logística para los corporativos; por ello, si queremos habilitar una excelente comunicación con la red de franquiciatarios, una recomendación tecnológica sería la siguiente:

El corporativo debe contar con una plataforma en la cual, la comunicación pueda ser inmediata con todas las unidades, esto con el fin de mantener informada a la red de franquiciatarios sobre nuevos productos ó servicios, actualizaciones de manuales, noticias sobre la publicidad corporativa, brindar asistencia técnica, generar un canal de comunicación formal y documentado, entre otros servicios que pueden ser proporcionados mediante este tipo de plataformas. Contando con estas herramientas y proporcionando ayuda inmediata a nuestros Franquiciatarios, controlaremos, calcularemos y registraremos el pago de las regalías de cada unidad o que cada unidad pueda reportar de forma manual o automática su facturación y obtener el monto del cobro de las regalías al instante.

Soluciones hay muchas en el mercado, la recomendación para pequeños y medianos corporativos sería adquirir un sistema o plataforma web, de esta forma los costos de instalación son mínimos y solamente se cubriría, una renta mensual por el uso del sistema y en algunos casos por el alojamiento de los datos; esta renta crecerá según el número de unidades ó usuarios con acceso al sistema.

Los costos de este tipo de plataforma pueden variar según lo especifico del sistema y el número de funciones que realice, aproximadamente van desde US$ 8 a los US$ 50 por usuario al mes.

Continuando con el tema de costos, también existen varias opciones para financiar estos desarrollos, por ejemplo: el costo de la plataforma elegida puede ser dividido entre cada usuario ó franquiciatario e incluirlo como parte de los costos de las regalías, de esta forma no se invierte en infraestructura compleja, y se divide la inversión entre los usuarios, adicional al pago del sistema cada unidad para operar este sistema solo necesitaría una computadora con acceso a internet, no habrá la necesidad de instalar un software especial, ni ocupar recursos adicionales.

Para grandes corporativos, es conveniente obtener una plataforma propia la cual va a hacer todo lo que necesitemos y generará los reportes que requerimos, a diferencia de una plataforma web; en este caso se tiene un costo elevado de instalación, pero un costo fijo mensual menor (básicamente los costos de operación del sistema, alojamiento de datos y acceso al sistema). En este caso, la plataforma puede servir como un sistema desde el cual, el corporativo controlará todas las órdenes de insumos, en caso de que el negocio otorgue la distribución de algún producto, además, puede servir como una red completa de comunicación interna, divulgación de buenas prácticas, control de cajas, control de regalías, etc.

Para este tipo corporativos también se puede pensar en un servicio web, para determinar el mejor tipo de sistema, se tienen que analizar muchos factores por un especialista antes de la toma de decisión, para saber cuál de estas plataformas (conocidas también como INTRANET, CRM, EPR, etc…), son las que deben adquirir y se adaptan mejor a nuestras necesidades.

Estos sistemas están pensados para convivir con ellos mínimamente 5 años, ya que la capacitación, la implementación y la inversión económica son factores que debemos de cuidar y que no podemos cambiar en el corto plazo, por ello, es importante analizar los costos que implican para el corporativo y para los Franquiciatarios, todos invertirán tiempo, dinero y esfuerzo.

Estas tecnologías van a servir para cuidar la productividad de nuestra empresa y así, daremos a los Franquiciatarios y al Corporativo, la posibilidad de tener referencias para poder planear un mejor crecimiento y el futuro de la empresa.

Los sistemas harán lo que les pidamos, nos reportarán lo que necesitamos saber, pero es de vital importancia alimentarlos con la información adecuada para que nos puedan dar resultados; es como usar un celular: si deseo marcarle a un amigo, ingreso su teléfono y realizo la llamada, pero si ingreso un digito mal nunca podré hablar con él.En los sistemas pasa lo mismo, pero a gran escala si no hay un correcto llenado de información, el análisis que pueda realizar de mi negocio estará limitado ó lleno de medias verdades.

En conclusión; un sistema que nos ayude con la comunicación de la red de Franquiciatarios y controle las regalías puede ser la mejor solución y nos evitará retrasos o problemas, nos permitirá agilizar la operación y brindaremos un mejor respaldo a cada unidad; obteniendo éxito en nuestro negocio, el único tema es analizar previamente la inversión para un sistema adecuado a nuestro tamaño y necesidades, pero sobre todo capacitar adecuadamente a cada usuario, para obtener los mejores resultados para todos.

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