Auditoría en mis operaciones

Por: Hugo Hernández S.
Correo Electrónico: hugo@feherandfeher.com

En la actualidad supervisar periódicamente los procesos, procedimientos y controles de forma analítica y objetiva, es de carácter obligatorio en nuestro modelo de negocios, ya que permite comprobar y asegurar que se esté operando bajo los estándares y normas establecidas en los manuales de operación, además permite identificar y corregir las desviaciones en las áreas funcionales de los puntos de venta, como pueden ser: Compras, Producción, Ventas, Recursos Humanos, Finanzas, entre otras.

Día con día son más las empresas que se suman a la inspección de sus actividades, con la finalidad de preservar y mejorar la forma de llevar la operación de una o todas las áreas que la integra, obteniendo beneficios tales como:

• La identificación oportuna de riesgos.
• Proporcionar propuestas de mejora con bases solidas.
• Acciones correctivas para las desviaciones detectadas.

Dicha auditoria se puede realizar de dos formas, la primera, de manera interna, es decir, aquella que la empresa adopta como una práctica propia para la valoración de sus actividades; la segunda es a través de una consulta externa, ésta se realiza por un ente especializado ajeno a la empresa con la finalidad de obtener recomendaciones y opiniones profesionales. Tanto la auditoría interna como externa poseen características intrínsecas:

Sistemática: Al ser una actividad planeada, programada y secuencial.

Independiente: Considerada así, derivado que los auditores tienen que ser ajenos al área auditada.

Documental: Los resultados obtenidos derivados de la auditoria deben estar documentados para soporte de la misma.

Ya sea de manera interna o externa, la auditoria en operaciones contempla una serie de pasos básicos que se deben seguir para su correcta implementación, los cuales son:

1.-Planeación. Con ésta se determina las actividades que se realizarán, el recurso humano y los materiales necesarios, además de establecer los objetivos que se perseguirán.

2.-Ejecución. El momento de realizar la inspección llega en esta fase, en la cual la persona responsable de la auditoria, asegura que las actividades planeadas se cumplan, y a su vez recopilando, analizando y evaluando la información proporcionada por cada aérea de la empresa.

3.-Elaboración del Informe. En este documento se plasman los resultados de la auditoria, indicando la fecha, referencia de documentos auditados, hallazgos detectados, puntos fuertes de la operación y recomendaciones.

4.-Seguimiento. En esta fase se determinan las fechas para efectuar las recomendaciones y propuestas establecidas en el informe, supervisando  su correcta implementación en las operaciones correspondientes.

Finalmente podemos decir que llevar a cabo una auditoría de nuestras  operaciones en una red de franquicias, es vital para su buen funcionamiento y desarrollo de todas sus áreas operativas, es importante recalcar que ésta debe realizarse mediante un proceso adecuado y preciso, implementando acciones preventivas y de mejora continua. Para ello hay empresas especializadas en auditoría, que con este tipo de servicios nos apoyan en supervisar y asistir a nuestros franquiciatarios.